Помощник руководителя/офис-менеджер

Компания "ДЕДОВ"

Обязанности:

• Прием внутренних документов, входящей корреспонденции на подпись Директора ТОО;
• Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения) прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение;
• Организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
• Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения) регистрация, передача, учет, хранение; оформление писем директора и начальников подразделений; отправление срочных писем;
• Ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
• Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
• По поручению руководства выполнение копировально-множительных работ;
• По поручению руководства подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности ТОО в целом;
• По поручению руководства печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
• Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
• Прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для директора информации в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения;
• Подготовка совещаний и заседаний, проводимых директором (оповещение участков о времени и месте проведения, повестке дня);
• Организация встречи посетителей и гостей ТОО;
• Заказ авиа - и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, оформление виз для работников выезжающие в командировки;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса:

1. заказ товарно-материальных ценностей по требованию;
2. осуществление подписки на периодические издания;
3. организация и контроль над соблюдением сотрудников ТОО режима работы;
4. координация и контроль работы уборщика служебных помещений

• Взаимодействие с внешними организациями по общим вопросам работы предприятия (Акимат, СЭС и пр.);
• Оформление требуемой для организации работы производственного предприятия документации (разрешения, тех.регламенты и т.д.);
• Оформление и регистрация стандартов предприятия по выпуску готового продукта;
• Курирование вопроса по размещению рекламной информации в СМИ;
• Организация праздничных мероприятий, корпоративных вечеров и корпоративного отдыха для сотрудников предприятия.

Требования:

• Четкая грамотная речь;
• Навык ведения переговоров по телефону;
• Коммуникабельность, ответственность, доброжелательность;
• Постоянное развитие своих личных и профессиональных компетенций;
• Стремление к развитию и достижению высоких результатов.

Условия:

• Стабильный оклад
• Обед за счет предприятия.
• Пятидневка с 9:00 до 18:00