Специалист по административной поддержке

09 Ноября

Партнерские Вакансии

Компания "KamaTyresKZ"

Обязанности:

• Обеспечивать высокий уровень оказываемых услуг провайдерами через осуществление ежедневного контроля за качеством предоставления услуг, оперативно решать возникающие вопросы и проблемы:
  1. по организации круглосуточного горячего полноценного питания работников в столовой с привлечением специализированной компании по предоставлению услуг общественного питания; контролировать соблюдение и корректировать меню столовой, контролировать высокое качества сервиса и питания по оптимальной цене, проводить опросы качества услуг и еды, предоставляемой кейтеринговой компанией;
  2. по организации безопасной и комфортной доставки работников к месту работы и обратно, предложение оптимальных маршрутов и расписания; оптимизация расходов на доставку,
  3. по организации услуг экспресс-почты,
  4. по организации услуг такси;
  5. прочих услуг, за которые отвечает административная группа
• Организовывать и контролировать процесс уборки всех производственных и офисных помещений и территории завода; анализировать и оптимизировать действующий сервис-план уборки, управлять клининговым персоналом; закупать, выдавать и контролировать использования расходных материалов для уборки, организовывать работу уборочной техники и поддерживать ее в рабочем состоянии, контролировать выполнение разовых и сезонных работ. Проводить постоянную работу по оптимизации затрат.
• Организовывать офисное пространство в соответствии с потребностями бизнеса и согласованной концепцией: осуществлять оформление офисного пространства и перепланировку размещения рабочих мест, организовывать дополнительные рабочие места и оснащать их всем необходимым, контролировать состояние и устранять неисправности техники и оборудования в переговорных и чайных комнатах, вестибюлях, раздевалках и местах общего пользования.
• Составлять и исполнять бюджет и прогноз расходов, контролировать данные в расширенном отчете по затратам административной группы, контролировать расчеты с поставщиками административной группы, находить пути оптимизации расходов в регулярной деятельности на постоянной основе.
• Обеспечивать работников производственно-технического отдела индивидуальными шкафчиками для смены одежды, вести учет владельцев, организовывать ремонт и замену оборудования.
• Совместно с Руководителем службы или по его поручению готовить документы для проведения коммерческих тендеров, проводить их и ценовые сравнения с целью выбора поставщиков, наилучших условий и цен. Взаимодействовать с поставщиками: готовить тендерную документацию, проводить тендеры и ценовые сравнения, осуществлять переговоры с контрагентами, согласовывать максимально выгодные условия и стоимость оказания услуг, товаров, готовить договоры к подписанию с двух сторон.
• Своевременно и в полном объеме заказывать, получать, учитывать и выдавать сотрудникам предприятия канцелярские, офисные и хозяйственно-бытовые товары, продукты питания для чайных комнат, бутилированную питьевую воду; проводить инвентаризацию имущества офиса.
• Обеспечивать экономное расходование работниками компании и подрядных организаций материалов, других материальных ресурсов, энергии; бережное отношение к собственности компании; организовывать поддержание чистоты и порядка на рабочих местах, служебных помещениях, местах общего пользования, установленный порядок хранения документов и материальных ценностей.
• Следить за внешним видом и техническим состоянием оборудования АБК, своевременно информировать о неисправностях, контролировать выполнение работ, принимать выполненные работы.
• Своевременно инициировать обсуждение вопроса о необходимости проведения косметического ремонта, перепланировок в АБК, согласовывать дизайн-проекты по реконструкции.
• Осуществление контроля исполнения заключённых договоров, отслеживать по срокам договоров и инициировать закуп с учетом внутренних требований и Политике по закупкам.
• Осуществлять своевременную оплату по договорам, оперативная передача счетов фактур, актов выполненных работ, закрывающих документов с учетом сроков.
• Проводить онлайн/офлайн опросы у сотрудников компании о качестве услуг по питанию, развозке, общего состояния рабочих мест.
• На основании полученных данных по опросу проводить анализ, разбор и согласовывать план по улучшению и его дальнейшей реализации с учетом оговоренных сроков.
• Выполнять трудовые обязанности в соответствии с соглашениями, трудовыми договорами, актами Компании, законодательными актами Республики Казахстан;
• Соблюдать корпоративные правила, стандарты, положения, инструкции Компании и нормативно-правовые акты Республики Казахстан;

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы на аналогичной административной должности (Администратор офиса, Специалист отдела заботы) от 3 лет в крупной производственной компании.
• Экспертные знания и опыт в следующих областях: оборудование рабочих мест, организация питания сотрудников, организация уборки помещений; организация административно-хозяйственной деятельности, координация транспортной службы.
• Опытный пользователь ПК.
• Организаторские способности.
• Отличные навыки сотрудничества и коммуникации.
• Ориентацию на внутреннего клиента; человеколюбие и забота о сотрудниках.
• Самостоятельность, целеустремленность, ответственность, нацеленность на результат.
• Отличные навыки сотрудничества и коммуникации.
• Способность работать в условиях многозадачности.
• Ориентация на внутреннего клиента; забота о сотрудниках.
• Самостоятельность, целеустремленность, ответственность, нацеленность на результат.

Условия:

• Место работы: Карагандинская область, город Сарань,
• График работы 5/2, с 09:00 до 18:00,
• Действует развозка на комфортабельных автобусах,
• Стабильная заработная плата,
• Система премирования,
• Оформление в соответствии с ТК РК